Pytania do agencji przed podpisaniem umowy

Jak rozumiecie cel i dlaczego proponujecie ten zakres

Zacznij od pytania, jaki problem biznesowy agencja zamierza rozwiązać. Odpowiedź powinna odnosić się do Twojej oferty, odbiorców i ograniczeń, a nie wyłącznie do wybranego kanału. Jeśli celem jest pozyskanie zapytań o konkretną usługę, dopytaj, jak wykonawca rozpozna zapytanie zgodne z tym celem. Poproś o wskazanie założeń, które trzeba sprawdzić po rozpoczęciu pracy. Partner nie musi znać wszystkich odpowiedzi przed analizą, ale powinien odróżniać ustalenia od przypuszczeń. To ważne, gdy propozycja powstała na podstawie krótkiej rozmowy i ograniczonego dostępu do danych.

Zapytaj, dlaczego rekomendowane działania mają pierwszeństwo i z czego wykonawca świadomie rezygnuje przy danym budżecie. Przykładowo poprawa strony usługi może poprzedzać reklamę, jeśli odbiorca nie znajdzie obecnie informacji o zakresie i sposobie zakupu. Poproś o opis pierwszego etapu, warunków jego ukończenia oraz zależności od firmy. Nie oczekuj gwarancji przychodu. Potrzebujesz logicznego planu i sposobu jego weryfikacji. Zwróć uwagę, czy rozmowa obejmuje marżę, czas decyzji kupującego oraz możliwości obsługi. Bez tych informacji nawet poprawnie prowadzony kanał może nie wspierać celu ekonomicznego firmy.

• Jaki problem rozwiązujemy w pierwszej kolejności?
• Jakie założenia mogą zmienić proponowany plan?

Co dokładnie obejmuje cena i czego w niej nie ma

Poproś o rozdzielenie wynagrodzenia, emisji reklam, treści, materiałów i wdrożeń. Ustal, które pozycje są stałe, które jednorazowe, a które zależą od dodatkowej zgody. Orientacyjny wariant do porównania ograniczonej obsługi może mieścić się od 3000 do 6000 PLN netto miesięcznie, ale sam przedział nie opisuje usługi. Sprawdź, czy uwzględnia publikację materiałów, konsultacje i poprawki po uwagach. Dopytaj o koszty rozpoczęcia, przerw i ponownego uruchomienia prac. Kwota na pierwszej stronie oferty nie wystarcza, jeśli ważne elementy rozliczane są osobno w dalszych załącznikach.

Rozważ dwie hipotetyczne oferty. Pierwsza przewiduje 3500 PLN netto obsługi i 1500 PLN netto materiałów, czyli 5000 PLN netto miesięcznie. Druga obejmuje oba elementy za 4800 PLN netto, ale wymaga dodatkowo 2400 PLN netto na rozpoczęcie. Przez trzy miesiące koszt pierwszej wynosi 15000 PLN netto, a drugiej 16800 PLN netto. Obliczenie zakłada taki sam zakres oraz brak innych opłat. Jeśli zakresy się różnią, najpierw trzeba je uzgodnić. Zapytaj także o zasady zmiany ceny i waloryzacji. Porównuj zobowiązanie w realnym okresie umowy, a nie tylko miesięczny abonament widoczny w podsumowaniu.

• Jakie wydatki wymagają osobnego zatwierdzenia?
• Jaki jest pełny koszt w okresie obowiązywania umowy?

Kto wykonuje zadania i czego potrzebuje od firmy

Zapytaj o role w projekcie, osobę prowadzącą kontakt i sposób zastępstwa podczas nieobecności. Nie musisz oceniać partnera przez wielkość zespołu. Ważniejsze jest to, czy ktoś odpowiada za plan, wykonanie, kontrolę jakości i przekazanie informacji. Jeśli część zadań trafia do innych wykonawców, ustal sposób nadzoru oraz zasady dostępu do materiałów. Poproś o opis procesu od zlecenia do odbioru. W przypadku treści może to oznaczać zebranie wiedzy, przygotowanie tekstu, sprawdzenie merytoryczne, poprawki oraz publikację. Każdy z tych etapów powinien mieć właściciela.

Ustal własne obowiązki równie dokładnie. Kto dostarcza zdjęcia, zatwierdza ofertę i wdraża zmiany? Ile czasu przewidziano na odpowiedź i co dzieje się przy opóźnieniu? Jeśli firma ma przekazywać wiedzę produktową, zaplanuj dostępność właściwej osoby. Zapytaj, czy niewykonane zadania przechodzą na kolejny okres i jak dokumentuje się przyczynę przesunięcia. Brak akceptacji po stronie firmy może blokować działania, ale nie powinien pozostawać niewidoczny do końca miesiąca. Potrzebny jest sposób sygnalizowania przeszkód oraz decyzja, które inne zadanie można w tym czasie wykonać bez zmiany budżetu.

• Kto odpowiada za odbiór i publikację materiałów?
• Jak rozliczamy opóźnienia oraz niewykonany zakres?

Jak mierzycie wynik i wyjaśniacie dane

Poproś o definicję najważniejszych mierników i źródło danych. W usługach ustal, czym różni się kontakt od poprawnego zapytania i od nowego klienta. W sklepie zapytaj o uwzględnianie anulowań, zwrotów oraz zakupów obecnych odbiorców. Raport powinien pokazywać nie tylko aktywność, lecz także związek działań z celem. Dopytaj, jak partner radzi sobie z brakami danych i kontaktami przypisywanymi jednocześnie do kilku kanałów. Różnice między raportami nie zawsze oznaczają błąd, ale wymagają wyjaśnienia. Ustal wspólną podstawę decyzji finansowych oraz sposób opisywania niepewności.

Załóżmy, że kampania kosztowała 6000 PLN netto i przyniosła 30 formularzy, z których 12 spełniało kryteria, a 3 zakończyły się pierwszym zakupem. Koszt formularza wynosi 200 PLN, koszt poprawnego zapytania 500 PLN, a koszt pozyskania nowego klienta 2000 PLN. To różne miary tego samego przykładu. Zapytaj, którą z nich agencja będzie prezentować jako główną i dlaczego. Sprawdź też czas dojścia do zakupu. Kontakty pozyskane pod koniec okresu mogą jeszcze nie mieć wyniku. Raport powinien umożliwiać późniejsze uzupełnienie ich statusu bez podwójnego liczenia kosztów lub sprzedaży.

• Co uznajemy za poprawne zapytanie i nowego klienta?
• Jak raport uwzględnia sprzedaż zakończoną po czasie?

Jak zatwierdzamy zmiany i dodatkowe wydatki

Ustal, kto może zmienić budżet, treść oferty lub zakres prac. Wykonawca powinien wiedzieć, które decyzje podejmuje samodzielnie, a które wymagają akceptacji firmy. Zapytaj, jak przedstawia uzasadnienie dodatkowego zadania, jego koszt i wpływ na harmonogram. Samo określenie pilnej potrzeby nie wyjaśnia, czy zadanie nie należało do pierwotnego zakresu. Przygotuj sposób zapisywania decyzji, żeby później można było odtworzyć ustalenia. Dotyczy to również przesunięć między reklamą a obsługą, zmian promocji oraz publikacji materiałów zawierających informacje o produkcie, cenie lub warunkach sprzedaży.

Przykładowo rezerwa na ograniczone poprawki strony może wynosić orientacyjnie od 1000 do 3000 PLN netto. Nie oznacza to zgody na jej pełne wykorzystanie. Jeśli wykonawca proponuje 1800 PLN netto za zmianę formularza i 700 PLN netto za kontrolę, łączny dodatkowy koszt to 2500 PLN netto. Poproś o kryteria odbioru oraz informację, czy kontrola nie jest już częścią obsługi. Przed zatwierdzeniem sprawdź także wpływ na działanie strony i dostępność osoby po stronie firmy. Dodatkowy budżet nie usuwa zależności organizacyjnych, które mogą opóźnić realizację tak samo jak brak środków.

• Kto może zaakceptować dodatkowy koszt?
• Jak sprawdzimy poprawność wykonanej zmiany?

Do kogo należą materiały i jak kończy się współpraca

Przed podpisaniem sprawdź prawa do tekstów, grafik, zdjęć i innych elementów przygotowanych w projekcie. Ustal, czy firma może je dalej wykorzystywać i modyfikować po zakończeniu współpracy. Gdy materiały opierają się na licencji, zapytaj o jej ograniczenia i koszty przedłużenia. Osobno wyjaśnij własność kont reklamowych, dostęp do danych oraz sposób nadawania uprawnień. Firma powinna znać zasady dostępu w trakcie projektu i po jego zamknięciu. Nie odkładaj tych pytań do chwili zmiany partnera, bo wtedy brak uzgodnień może utrudnić ciągłość działań.

Zapytaj o okres wypowiedzenia, rozliczenie rozpoczętych zadań i termin przekazania materiałów. Ustal, jakie podsumowanie otrzymasz oraz kto odpowiada za wyłączenie działań, których firma nie chce kontynuować. Przykładowa opłata 4000 PLN netto miesięcznie przy dwóch pełnych miesiącach wypowiedzenia oznacza 8000 PLN netto pozostałych opłat za obsługę, jeśli taki sposób liczenia wynika z umowy. Nie obejmuje to automatycznie mediów ani innych zobowiązań. Przeczytaj zasady naliczania okresu wypowiedzenia, ponieważ moment złożenia oświadczenia może wpływać na końcową kwotę. Wątpliwe postanowienia wyjaśnij przed podpisaniem, zamiast opierać się na ustnym skrócie oferty.

• Jakie prawa i dostępy zachowuje firma?
• Co otrzymujemy po zakończeniu współpracy?

Jak porównać odpowiedzi i podjąć decyzję

Zbierz odpowiedzi w jednym zestawieniu obejmującym cel, zakres, koszt, odpowiedzialność, pomiar i warunki zakończenia. Przy każdej pozycji zaznacz, czy została potwierdzona w dokumentach. Jeśli odpowiedzi są nieporównywalne, poproś o doprecyzowanie zamiast przyznawać przewagę niższej cenie. Zwróć uwagę na pytania zadawane przez partnera. Rozmowa o ofercie, marży i obsłudze zapytań pokazuje sposób rozumienia projektu lepiej niż ogólna deklaracja kompleksowości. Oceń też, czy wykonawca jasno wskazuje ograniczenia swojej propozycji oraz zadania, których nie zrealizuje przy dostępnych środkach i obecnym stanie strony.

Wzrost jest marketplace B2B dopasowującym firmy do agencji i specjalistów według celu oraz budżetu. Przygotowane pytania możesz wykorzystać podczas rozmów z dopasowanymi partnerami. Przekaż im ten sam brief, zaznaczając priorytety i ograniczenia. Przed wyborem poproś o spójne podsumowanie uzgodnień w ofercie lub warunkach współpracy. Nie musisz wybierać najdłuższej listy działań. Wybierz zakres, który rozumiesz, możesz finansować i potrafisz obsłużyć organizacyjnie. Po rozpoczęciu wracaj do tych ustaleń podczas przeglądów, aby oceniać wykonanie oraz zasadność zmian na tej samej podstawie, na której zapadła decyzja o współpracy.

• Które ustalenia wymagają dopisania do dokumentów?
• Czy firma ma zasoby do wykonania swoich obowiązków?